Pembukuan

Paket KA hanya bisa diikuti oleh travel yang terdaftar sebagai anggauta Konsorsium Aishah dimana pembukuan harus atas nama travel PPU/PPUH dengan pertimbangan sebagai berikut :

• UU RI No 17 th 1999 Bab XIII pasal 25,26 bahwa yang dapat menyelenggarakan perjalan umroh / haji adalah biro perjalanan yang mendapat ijin dari Depag
• UU RI No 17 th 1999 Bab XIV pasal 27,28  bahwa sanksi bagi yang mengumpulkan dan menyelenggarakan umroh/haji tanpa ijin dikenakan pidana 6 tahun dan denda Rp. 1 milyar.

Operasional

VISA

Pengurusan visa untuk paket KA dikelola oleh ‘vendor’ dimana semua tanggung jawab hukum mengenai proses visa ini ada di pihak mereka . KA dalam masalah visa hanya mengumpulkan dokumen dari para anggauta yang akan ikut program KA dan menyerahkan kepada ‘vendor’ untuk memproses pengajuan dan penyelesaian visa tersebut.

Seluruh tanggung jawab baik itu segi hukum, materi maupun non materi dalam permasalahan pengurusan visa ada di pihak  ‘vendor’ KA dalam urusan visa dimana KA hanya berfungsi sebagai penerima dokumen dari para anggauta yang akan berangkat bersama dalam program KA.

Prosedur standard pengurusan visa :

• Pengiriman nama jamaah ( format standar terlampir ) maksimum 14 hari sebelum berangkat
• Semua dokumen pendukung harus sudah di foto copy 3 rangkap.

Seluruh program umroh KA akan menggunakan Land Arrangement Saudi dari Muasashah Aishah dan sebagaimana perlakuan KA terhadap ‘vendor’ maka seluruh tanggung jawab baik itu segi hukum, materi maupun non materi dalam permasalahan pengurusan visa ada di pihak muasashah aishah.

Harga paket yang digunakan oleh KA sesuai dengan yang ditawarkan oleh MA ( tanpa ‘markup’ ). Prosedur standard  pembukuan paket LA ( time frame, time schedule, booking format, dll ) berdasarkan standar yang diterapkan oleh ‘vendor’.

prosedur standard pembukuan paket LA :

• Pengiriman nama jamaah ( format standar terlampir ) maksimum 14 hari sebelum berangkat
• Komposisi kamar sudah harus pasti ___ hari sebelumnya.

Tiket pesawat yang dipergunakan / ditawarkan oleh KA didapat dari anggauta KA yang memiliki  ‘block seat’ dan diserahkan ke pengurus KA untuk ditawarkan kepada anggautanya dengan ketentuan sebagai berikut :

• Status seat : Seat yang di ‘block’ oleh Travel anggauta KA dan diserahkan ke KA untuk di jual ke anggauta KA tidak dapat dijual kepada non anggota sampai 5 hari sebelum ‘time limit’ nama yang ditentukan penerbangan. Setelah tanggal tersebut KA akan menjual ke pihak lain atau mengembalikannya kepada travel yang memiliki ‘block seat’ tersebut.
• Harga jual : Harga jual untuk anggauta KA dari harga yang didapat dari penerbangan maksimal ditambah USD 5 untuk ‘low session’ dan USD 10 untuk ‘peak session’. Harga jual antar KA berlaku sama, dengan demikian jika salah satu cabang KA ingin mengambil seat dari KA cabang lainnya, mereka harus menaikkan harga jual jika menginginkan manfaat dari tiket tersebut untuk pengisian kas KA.
• Pengelolaan : Tiket – tiket tersebut dibuat ‘database’ oleh KA dan akan di ‘update’ posisi penggunaannya kepada anggauta.
• Pembukuan : Setiap anggota dapat menggunakan seat ( dalam paket ) dengan pola ‘first come first serve’ dan tidak dapat melakukan pembukuan tanpa nama ( re block )
• Perubahan nama : Nama yang sudah masuk ke sistem penerbangan maksimal bisa dirubah hanya 10 % dari total nama yang diberikan oleh anggauta
• Pembatalan : Jika ada ‘penalty’ dari penerbangan akibat tidak digunakannya seat tersebut, maka biaya tersebut menjadi beban anggauta yang memesan seat tersebut. KA akan mengenakan biaya administrasi sebesar USD 5 / tiket kepada anggauta yang telah memasukkan nama namun kemudian membatalkannya. Beban biaya ini bisa dibebankan oleh anggota dengan mencantumkan perjanjian dalam biaya pembatalan.

Petugas

Setiap pemberangkatan group KA dengan jumlah minimum 20 orang per group, akan selalu di dampingi oleh 1 orang pembimbing baik itu ustadz maupun ‘tour leader’ ( jika akan dikirim 2 petugas maka dikirim 1 ustadz dan 1 ‘tour leader’ ) dengan ketentuan sebagai berikut :

Standarisasi petugas : Petugas yang menjadi pendamping harus memenuhi kriteria yang ditentukan oleh KA sebagai berikut :

• Petugas dapat berfungsi sebagai ustadz atau sebagai ‘tour leader’ yang mengerti tentang proses travelling
• Jika yang dikirim Ustadz, maka pembimbing tersebut tidak dapat memaksakan suatu paham / aliran agam tertentu dalam proses ibadah umroh.
• Pernah bertugas sebagai pendamping umroh dan tidak pernah mengecewakan jamaah berdasarkan data yang diinformasikan oleh jamaah sebelumnya.
• Mampu memposisikan dirinya sebagai petugas KA dengan tidak memberikan perhatian khusus kepada salah satu jamaah atau salah satu travel anggota KA
• Petugas yang dikirim atas nama KA tidak diperkenankan menggunakan atribut perlengkapan salah satu travel.

Penentuan petugas : Jika dalam satu group terdapat jumlah jamaah salah satu travel KA mencapai 50 % dari total jamaah, maka travel tersebut berhak memberangkatkan petugasnya selama memenuhi kriteria yang ditentukan oleh KA ( jika tidak memenuhi kriteria yang ada, maka KA berhak untuk mencari alternatif petugas lain agar tidak merugikan peserta lainnya ). Namun jika tidak ada travel yang jamaahnya mencapai jumlah 50 % dari total group maka penentuan pemilihan petugas akan ditentukan oleh pengurus KA.  

Biaya petugas : Biaya ditanggung bersama oleh masing – masing travel yang mengikuti program dengan pembagian proporsional dimana komponennya adalah :

• Tiket / Taxes ( jika tidak mendapat FoC dari penerbangan )
• Uang saku sebesar
• Fiskal,Airport Tax dll
• Visa

Jumlah petugas : 1 petugas per 20 orang jamaah ( & kelipatannya ), jika jumlah jamaah tidak mencapai jumlah minimum tersebut maka KA akan memfasilitasi para anggauta dalam group tersebut bermusyawarah mengenai besaran nilai komponen petugas yang tentunya akan lebih besar.

Pelaksanaan

AIRPORT HANDLING

setiap program KA, proses ‘airport handling’ akan dilakukan oleh team handling ( baik dari KA maupun ‘out sourching) yang akan mengurus semua proses mulai dari cetak boarding pass, imigrasi, bagasi, penjemputan, pembagian zamzam, dll. Biaya satuan airport handling akan dihitung per pax dan dimasukan kedalam harga jual paket.

MANASIK

manasik dilakukan secara bersama sebelum berangkat di hotel quality terminal 2 bandara soekarno hatta 4 jam sebelum keberangkatan. Setiap jamaah yang ikut program KA tetap harus mengikuti ( dan  membayar biaya ) manasik meskipun sudah mendapatkan manasik dari masing-masing travel dengan tujuan saling memperkenalkan diri dengan peserta dari travel lainnya.

pengisi materi ceramah pada saat manasik adalah petugas (ustadz) yang bertugas mendampingi keberangkatan group tersebut dan tidak ada kompensasi biaya apapun karena merupakan satu paket tugas ( tertera dalam SoP petugas pembimbing ). Jika petugas yang dikirim oleh travel anggauta bukan seorang ustadz maka travel tersebut bertanggung jawab menyiapkan ustadz pengisi acara manasik di mana biaya yang timbul menjadi tanggung jawab travel tersebut.

PERLENGKAPAN

setiap travel tetap dapat menggunakan perlengkapan masing-masing dimana KA akan melengkapi hanya pada label bagasi untuk kemudahan pengumpulan bagasi di saudi. Jika kondisi memungkinkan, KA akan melengkapi dengan panduan perjalanan agar tidak terjadi perbedaan asumsi karena salah pengertian.

keuangan

invoice

sebagai wadah non-formal yang hanya menyediakan jasa pelayanan penggabungan data, maka KA tidak dapat mengeluarkan ‘invoice’ karena tidak ada transaksi jual beli antara KA dengan travel anggauta. Untuk itu semua ‘invoice’ akan dikeluarkan oleh pihak ‘vendor’ dimana KA akan membantu menyampaikan dan mengingatkan mengenai tagihan yang ada. KA hanya akan mengeluarkan bukti dalam bentuk tanda terima

pola pembayaran

semua pembayaran untuk program KA disetor kan ke bagian keuangan KA untuk kemudian dibayarkan kepada pihak – pihak terkait dengan pola sebagai berikut :

• Visa : dibayarkan pada saat memasukkan nama dalam proses MOVA ( USD 35/visa )
• Tiket : USD 100 pada saat memasukkan nama dan sisanya 3 hari sebelum ‘issued’ 
• Paket MA : sesuai ketentuan MA
• Biaya handling / petugas / manasik : 3 hari sebelum keberangkatan.

pihak ‘vendor’ berhak untuk tidak mem-proses prosedur pembukuan dari travel jika belum membayar seseuai dengan ketentuan yang ada, dan konsekwensi dari tindakan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab anggauta yang bersangkutan

para anggauta tidak dapat melakukan pembayaran langsung kepada pihak ‘vendor’ untuk program yang diadakan oleh KA agar tertib administrasi dan setiap pembayaran yang disetorkan anggauta untuk ‘vendor’ akan diberikan salinannya ke anggauta agar dapat dikonfirmasi ke pihak ‘vendor’ jika perlu.